So sichern Sie wichtige Dokumente mit einem mobilen Aktenschrank

Mai 11, 2021

Jaycel M. Borabien

Bei der Arbeit gibt es eine Menge wichtiger Dokumente, die wir rechtzeitig fertigstellen müssen. Die meisten dieser Dokumente sind höchst vertraulich, vor allem, wenn Sie der höheren Führungsebene angehören. Es handelt sich um Geschäftsdokumente oder Aufzeichnungen der Mitarbeiter, die sicher aufbewahrt werden müssen. So, für den heutigen Artikel, werden wir die diskutieren:

  • Arten von Dokumenten, die gut gesichert werden müssen
  • Vorteile der Sicherung vertraulicher Dokumente
  • Wege, um sicherzustellen, dass diese Dokumente gut gesichert sind
  • Rolle eines mobilen Aktenschranks bei der Sicherung der vertraulichsten Akten im Büro

I. Die Dokumente, die gut aufbewahrt werden müssen:

Die Firmensatzung für einer Gesellschaft:

Diese Dokumente definieren, wie das Unternehmen sich selbst regelt. In den meisten Staaten sind Satzungen erforderlich. Diese Satzungen können dem Unternehmen helfen, Fragen im Unternehmen zu regeln, das Unternehmen und die Geschäftsstruktur festzulegen, die klaren Rollen aller Menschen hinter dem Unternehmen.

Geheimhaltungsvereinbarung:

Dadurch wird das Interesse des Unternehmens gesichert. Dokumente wie die Geschäftsstruktur, die Kundenliste, der Finanzbericht und die neue Preisliste sollten vertraulich behandelt werden. Ein Geheimhaltungsvereinbarung würde Ihr Geschäft absichern. Dies wird zwischen den Mitarbeitern, Kunden und Geschäftspartnern vereinbart, die eine Vorstellung davon haben könnten, wie der Betrieb läuft.

Arbeitsvertrag:

Dies sichert sowohl den Arbeitnehmer als auch den Arbeitgeber ab, da zukünftige Streitigkeiten und die Rechte aller Beteiligten in diesem Dokument festgehalten werden. In einigen Fällen enthalten die Mitarbeiter die Rechte des Unternehmens, einen Mitarbeiter zu kündigen, wenn dieser gegen irgendwelche Vorschriften verstößt, eine Nichtweitergabe von Informationen über das Unternehmen usw.

Business Plan:

Dies ist zwar kein juristisches Dokument, aber der Inhalt macht es zu einem Ziel von Konkurrenten, vor allem wegen der Struktur des Unternehmens, daher sollte dies auch gut aufbewahrt werden und einige sollten darüber Bescheid wissen.

Dies sind die Beispiele für Dokumente, die gut aufbewahrt werden sollten. Wenn sie aus irgendwelchen Gründen nicht einfach entsorgt werden können, wäre ein Aktenvernichter wahrscheinlich hilfreich. Sollen diese Dokumente dennoch über einen längeren Zeitraum aufbewahrt werden, sind Produkte wie der Mobile Aktenschrank mit Schloss 001 von FlexiSpot (auf den wir gleich noch eingehen werden) sehr hilfreich.

 

II. Vorteile der Sicherung vertraulicher Dokumente:

Zum Schutz von sensiblen Informationen:

Vom Geheimrezept des Energydrinks bis zu den Betriebsgeheimnissen. Unternehmen sichern Informationen, die von Konkurrenten bei der Formulierung neuer Ideen verwendet werden könnten. Daher ist Vertraulichkeit von höchster Bedeutung.

Marketing-Vorteile:

Robert Greene erwähnt in seinem Buch: 48 Gesetze der Macht, dass wir weniger als nötig sagen müssen. Dies ist im Geschäftsleben hochgradig anwendbar. Wenn wir in KFC bemerken, setzen sie in ihrer Werbung immer die: 11 geheime Kräuter und Gewürze. So konnten ihre Rezepte nicht von Heimwerkerköchen auf Youtube nachgeahmt werden, weil diese Fast-Food-Kette seit vielen Jahrzehnten Geheimhaltung praktiziert. In der Tat, ein Beispiel für einen Marketingvorteil. Wie man so schön sagt: Wenn man sich im Stillen bewegt, weiß der Feind nicht, was er angreifen soll. Das Gleiche gilt für Dokumente, die gesichert werden müssen - vom Geschäftsplan bis zu den Namen potenzieller Kunden. Diese sind es, die einem Unternehmen zu einem effektiven Marketing verhelfen würden.

 

III. Wege, um die Dokumente gut zu sichern:

Im digitalen Zeitalter verlassen sich die meisten Menschen auf Geräte, wenn es um die Sicherung ihrer Dokumente geht. Das ist gut und schön, denn der Komfort, den Speicheranwendungen bieten, ist groß. Allerdings müssen nicht alle Vereinbarungen und Verträge im Computer aufbewahrt werden, denn

 

Sie setzen die Dokumente dem Risiko aus, gehackt zu werden:

Wenn Sie sie nur in E-Mails oder Ordnern speichern, erhöht sich das Risiko, dass Ihre Dokumente gehackt werden. Die Sicherheitsfunktionen von Anwendungen werden heutzutage zwar immer besser, aber es besteht immer noch die Gefahr, dass Ihr Konto gehackt wird. Es gibt Anwendungen, die von Hackern genutzt werden, daher ist es viel besser, wenn Sie Ihre Dokumente extern speichern. Legen Sie einen Ausdruck mit einer E-Signatur an (z. B. für Verträge) und bewahren Sie diese in einem sicheren Aufbewahrungsort auf, z. B. in einem mobilen Aktenschrank.

Damit kennen wir nun die anderen Möglichkeiten, Ihre Dokumente zu sichern

 Hardcopies sollten auf einem sicheren Übergang geliefert werden

Manchmal brauchen wir Hardcopies eines bestimmten Dokuments. Wenn das der Fall ist, dann brauchen wir einen Kurier, dem wir am meisten vertrauen können. Die meisten Kurier-Unternehmen haben Tracking-Anwendung, in der Sie den Übergang der Lieferungen von ihrem Zentrum zu Ihrer Haustür überwachen könnte

 Sichere Offsite-Speicherung:

Dies ist eine Praxis in einigen Unternehmen oder Institutionen. Hochvertrauliche Dokumente werden an einem separaten Ort fest gesichert, an dem einige Mitarbeiter geschult sind, den besagten Ort zu sichern. Sollten Sie in Lagerschränke investieren, um Ihre Akten zu sichern, ist der mobile Aktenschrank mit Schloss 001 von FlexiSpot sehr empfehlenswert.

 

Erstellen Sie ein organisiertes Dokumentenmanagementsystem:

Stellen Sie sich vor, Sie haben den mobilen Aktenschrank bereits gekauft, aber es gibt immer noch Fälle, in denen Sie Zeit mit der Suche nach bestimmten Dokumenten verschwenden. In diesem Fall ist es besser, Ihre Ablage systematisch zu gestalten. Versuchen Sie, sie an einem bestimmten Ort zu sichern, an dem alle Schränke entsprechend beschriftet werden:     

  • Datum und Jahr
  • alphabetische Anordnung
  • Kategorien

Auf diese Weise können Sie Zeit und Mühe sparen, um das Dokument in bestimmten Ordnern zu finden. Außerdem wird es systematischer sein und würde Sie davor bewahren, Dateien zu verlieren, die für das Archiv Ihres Unternehmens verwendet werden könnten. Stellen Sie sich vor, Sie feiern das 50-jährige Firmenjubiläum. Wäre es nicht toll, die alten Dateien zu sehen, die Sie vom ersten Tag an aufbewahrt haben?

IV. Wie kann unnötige Archivierung vermieden werden?

Ja, es ist auch möglich, dass wir beim Sortieren von Dateien dazu neigen, die unnötigen Dokumente herauszunehmen. Um dies zu vermeiden, müssen wir wissen, welches Dokument besonders wichtig ist. Wie oben erwähnt, klassifizieren wir vom wichtigsten Dokument zu den weniger wichtigen.

 V. Die Rolle eines mobilen Aktenschranks bei der Sicherung der meisten Dateien im Büro

In diesem Teil werden wir nun besprechen, wie wir unsere Dokumente mit dem mobilen Aktenschrank mit Schlosss 001 von FlexiSpot sichern können. Dieser Aktenschrank kommt mit:

  • ein effektives Verriegelungssystem
  • zwei Schreibwarenschubladen
  • vertikale und seitliche Schränke

Mit den gegebenen Beschreibungen des mobilen Schranks müssen Sie sich keine Sorgen um die Sicherheit Ihrer Dokumente machen. Sie müssen nur bei der Auswahl der vertraulichsten Dateien, die Sie darin aufbewahren möchten, besser organisiert sein. 

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